Definition: Was ist Controlling?

Controlling ist ein Teilbereich der Unternehmensführung und umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche. Controller sammeln, analysieren und bereiten Informationen auf. So schaffen sie eine Grundlage für Entscheidungen der Geschäftsleitung. Sie überwachen kontinuierlich anhand von Soll-Ist-Vergleichen, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden. Bei Abweichungen entwickeln sie Maßnahmen, um gegenzusteuern.

Modernes Controlling ist ebenfalls zukunftsorientiert. Es unterstützt das Management mit Prognosen und Szenarien bei der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Es trägt so dazu bei, den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern und zu steigern. 

Welchen Nutzen bietet Controlling für Unternehmen?

Transparenz schaffen

Controlling macht die Leistung und den Erfolg eines Unternehmens messbar. Es zeigt auf, in welchen Bereichen die gesteckten Ziele erreicht wurden und wo es Verbesserungsbedarf gibt. So schafft es Transparenz für Führungskräfte und Mitarbeitende.

Entscheidungen unterstützen

Controller bereiten Informationen so auf, dass Manager die richtigen Entscheidungen treffen können. Sie zeigen Handlungsoptionen und deren Konsequenzen auf. Mit Prognosen und Szenarien unterstützen sie auch langfristige, strategische Entscheidungen.

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Risiken früh erkennen

Controlling funktioniert wie ein Frühwarnsystem: durch den ständigen Soll-Ist-Vergleich erkennt es Planabweichungen und Fehlentwicklungen früh. So können rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergriffen werden, bevor Schäden entstehen.

Ressourcen optimal einsetzen

Controlling hilft dabei, die vorhandenen Mittel effizient einzusetzen. Es deckt auf, wo Ressourcen verschwendet werden und zeigt Einsparpotenziale. So trägt es dazu bei, die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken.

Ziele erreichen

Im Controlling werden die Unternehmensziele in messbare Größen übersetzt und kontinuierlich überprüft. Es macht Erfolge sichtbar und motiviert die Mitarbeitenden an, ihr Bestes zu geben. So trägt es maßgeblich dazu bei, dass Unternehmen ihre kurz- und langfristigen Ziele erreichen.

Wettbewerbsfähigkeit sichern

In einem dynamischen Marktumfeld fungiert Controlling wie ein Kompass. Es befähigt Unternehmen, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Dadurch können sie ihre Wettbewerbsvorteile verteidigen und ausbauen.

Vergleich: Operatives und strategisches Controlling

Controlling lässt sich in zwei Ebenen unterteilen: das operative und das strategische Controlling. Beide sind wichtig, haben aber unterschiedliche Schwerpunkte und Zeithorizonte.

Das operative Controlling befasst sich mit der laufenden Steuerung des Unternehmens. Es hat einen kurzfristigen Fokus, meist auf das aktuelle Geschäftsjahr. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:

  • Budgetierung und Kostenkontrolle
  • Soll-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen
  • Reporting und Bereitstellung von Informationen für das Tagesgeschäft
  • Optimierung von Prozessen und Ressourceneinsatz
  • Liquiditätssicherung und Working Capital Management

Das strategische Controlling hingegen hat einen langfristigen Horizont. Es unterstützt die Unternehmensführung bei der Ausrichtung des Unternehmens auf zukünftige Herausforderungen. Seine Kernaufgaben sind:

  • Entwicklung und Überprüfung der Unternehmensstrategie
  • Identifikation von Chancen und Risiken im Unternehmensumfeld
  • Durchführung von Markt- und Wettbewerbsanalysen (z. B. Benchmarking)
  • Bewertung von Investitionen und Projekten
  • Erstellung von Langfristplänen und Szenarien
  • Strategisches Reporting an Geschäftsführung und Investoren

Während das operative Controlling eher vergangenheits- und gegenwartsorientiert ist, blickt das strategische Controlling in die Zukunft. Es geht weniger um die Frage „Machen wir die Dinge richtig?“, sondern mehr um „Machen wir die richtigen Dinge?“.

Trotz dieser Unterschiede sind beide Ebenen eng miteinander verzahnt. Das strategische Controlling gibt die langfristige Richtung vor, die dann im operativen Controlling umgesetzt und überwacht wird. Umgekehrt liefert das operative Controlling dem strategischen wichtige Informationen über die aktuelle Lage des Unternehmens. In der Praxis sind die Grenzen oft fließend. Viele Controller kümmern sich gleichermaßen um beide Bereiche.

Die 5 Aufgabenbereiche des Controllings

Planung

Controller erstellen Pläne für alle Unternehmensbereiche, vom Absatz über die Produktion bis zum Personal. Dabei achten sie darauf, dass die Pläne realistisch, konsistent und auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind.

Steuerung

Nach der Erstellung der Pläne muss deren Umsetzung gesteuert werden. Dazu setzen Controller Instrumente wie Budgets, Kennzahlen und Zielvereinbarungen ein. Sie informieren die Verantwortlichen regelmäßig über den Zielerreichungsgrad und geben bei Bedarf Impulse für Korrekturmaßnahmen. So stellen sie sicher, dass das Unternehmen auf Kurs bleibt.

Kontrolle

Controller überwachen kontinuierlich die Ergebnisse und vergleichen sie mit den Plänen. Sie analysieren Abweichungen und forschen nach den Ursachen. Dabei geht es nicht darum, Schuldige zu suchen, sondern Verbesserungspotenziale zu identifizieren und zu heben. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen wiederum in die Planung ein.

Informationsversorgung

Im Controlling werden Daten aus allen Bereichen gesammelt, geprüft und verdichtet. Daraus erstellen die Controller regelmäßig oder auf Anfrage Berichte und Analysen für die Bedürfnisse der Entscheider*innen.

Beratung der Geschäftsleitung

Controller verstehen sich als interne Berater*innen der Geschäftsleitung. Mit ihrer Fachkompetenz und ihrem Überblick unterstützen sie die Führungskräfte bei wirtschaftlichen Fragen. Sie zeigen Handlungsoptionen auf, bewerten Chancen und Risiken und geben Empfehlungen. Dabei wahren sie stets eine kritische Distanz und scheuen sich nicht, auch unangenehme Wahrheiten auszusprechen.

Methoden und Werkzeuge des modernen Controllings

Kennzahlen und KPIs

Über Kennzahlen wird die Leistung eines Unternehmens messbar und vergleichbar gemacht. Für den Erfolg des Unternehmens kritischen Kennzahlen werden Key Performance Indicators (KPIs) genannt. Controller definieren die passenden KPIs, erheben sie regelmäßig und nutzen sie zur Steuerung. Welche KPIs für ein Unternehmen relevant sind, hängt von der Branche, dem Geschäftsmodell und den strategischen Zielen ab. 

Häufig verwendete KPIs sind unter anderem:

  • Finanzen: Umsatz und Umsatzwachstum, Gewinn (EBIT, EBITDA, Nettogewinn), Cashflow, Eigenkapitalquote, Debitorentage (DSO)
  • Kunden: Kundenzufriedenheit (NPS, CSAT), Kundenbindungsrate, Kundenakquisitionskosten (CAC), Kundenwert (Customer Lifetime Value)
  • Prozesse: Produktivität, Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Liefertreue, Kapazitätsauslastung
  • Mitarbeitende: Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuation, Krankheitsquote, Weiterbildungsstunden pro Mitarbeiter
  • Projekte: Termintreue, Budgeteinhaltung, Ressourcenauslastung, Nacharbeitsquote
  • Marketing: Marktanteil, Markenbekanntheit, Conversion Rate, Return on Marketing Investment (ROMI)

Reporting und Dashboards

Reporting ist die Kunst, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu liefern. Controller erstellen standardisierte Berichte, die je nach Zielgruppe unterschiedlich aufbereitet sind. Immer beliebter werden interaktive Dashboards, die die Kernzahlen anschaulich visualisieren und tiefergehende Analysen ermöglichen.

Budgetierung und Forecasting

Controller erstellen in Abstimmung mit den Fachabteilungen die Budgets und überwachen deren Einhaltung. Ergänzend dazu erstellen sie unterjährige („rolling“) Forecasts, die die erwartete Geschäftsentwicklung abbilden. So können sie frühzeitig auf Abweichungen reagieren.

Abweichungsanalysen

Treten Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Zahlen auf, ist es Aufgabe der Controller, die Gründe zu ermitteln. Dazu setzen sie Methoden wie die ABC-Analyse, die Ursachen-Wirkungs-Analyse oder die 5-Why-Methode ein. Ziel ist es, die Haupteinflussfaktoren zu identifizieren und geeignete Gegenmaßnahmen abzuleiten.

Digitale Tools und künstliche Intelligenz

Neben den klassischen Instrumenten gewinnen im Zuge der Digitalisierung neue Methoden an Bedeutung: Business-Intelligence-Tools ermöglichen etwa eine automatisierte Datenaufbereitung und -analyse. Predictive Analytics nutzt statistische Verfahren und KI, um zukünftige Entwicklungen zu prognostizieren oder unterschiedliche Zukunftsszenarien zu simulieren.

Herausforderungen im Controlling

Datenqualität sicherstellen

Die größte Herausforderung für Controller ist die Sicherstellung einer hohen Datenqualität. Nur auf Basis von korrekten, vollständigen und aktuellen Daten können sie verlässliche Analysen erstellen und fundierte Entscheidungen treffen. Dazu müssen sie eng mit den Fachabteilungen zusammenarbeiten, klare Datenstandards definieren und die Datenpflege konsequent überwachen.

Komplexität beherrschen

Unternehmen werden immer komplexer – und damit auch das Controlling. Controller müssen in der Lage sein, die vielfältigen Zusammenhänge und Wechselwirkungen zu verstehen und zu managen. Dazu brauchen sie nicht nur fachliche Kompetenz, sondern auch Systemverständnis und analytisches Denkvermögen. Gleichzeitig müssen sie komplexe Sachverhalte einfach und verständlich kommunizieren können. Leistungsfähige IT-Systeme wie Lösungen für ERP, Business Intelligence und Analytics sind eine große Hilfe dabei.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Controlling funktioniert nicht im sprichwörtlichen Elfenbeinturm. Es ist auf eine enge Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen angewiesen. Eine Herausforderung ist dabei, die unterschiedlichen Sichtweisen und Interessen unter einen Hut zu bringen. Controller müssen diplomatisch vorgehen, Beziehungen aufbauen und Vertrauen schaffen. Nur so können sie ihrer Rolle als interne Berater*innen gerecht werden.

Akzeptanz bei Führungskräften schaffen

Damit Controlling seine Wirkung entfalten kann, braucht es die Akzeptanz und Unterstützung des Managements. Diese müssen schließlich auf die Zahlen vertrauen und die Empfehlungen umsetzen. Controller müssen die Sprache der Führungskräfte sprechen und ihren Mehrwert klar herausstellen. Sie sollten sich als Partner positionieren, der das Management entlastet und mit Rat und Tat zur Seite steht. Regelmäßiges Feedback kann Ihnen helfen, den Erwartungen besser gerecht zu werden.

Zukunftstrends: Controlling im digitalen Wandel

Business Intelligence und Analytics

Datenmengen wachsen exponentiell und werden immer komplexer. Um daraus wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, setzen Controller verstärkt auf Business Intelligence (BI) und Analytics. BI-Tools ermöglichen es, Daten aus verschiedenen Quellen zu integrieren, zu analysieren und zu visualisieren. So lassen sich Muster erkennen, Zusammenhänge verstehen und datenbasierte Entscheidungen treffen.

Predictive Forecasting mit KI

Prognosen basieren bisher meist auf historischen Daten und statistischen Methoden. Künstliche Intelligenz (KI) eröffnet hier neue Möglichkeiten. Mithilfe von Machine Learning können Prognosemodelle entwickelt werden, die Muster in großen Datenmengen erkennen und zukünftige Entwicklungen präziser vorhersagen. So wird aus dem Forecasting ein Predictive Forecasting.

Automatisierung von Routineaufgaben

Viele Aufgaben im Controlling sind immer wiederkehrend und zeitaufwändig, etwa die Datensammlung und -aufbereitung. Durch Robotic Process Automation (RPA) lassen sich solche Routinetätigkeiten weitgehend automatisieren. Das entlastet Controller und schafft Freiräume für anspruchsvollere Analysen und Beratung. Gleichzeitig steigen Geschwindigkeit und Datenqualität.

Agiles und integriertes Controlling

Unternehmen werden agiler und flexibler – das muss sich auch im Controlling widerspiegeln. Starre Jahresbudgets und -pläne werden durch rollierende Forecasts und flexible Budgets ergänzt oder ersetzt. Zudem rücken operative und strategische Planung enger zusammen. Ziel ist ein integriertes Controlling, das in der Lage ist, schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungswesen, Buchhaltung und Controlling?

Rechnungswesen, Buchhaltung und Controlling sind verwandte Bereiche, die eng zusammenarbeiten. Sie bezeichnen jedoch jeweils andere Aufgaben:

  • Rechnungswesen ist der Oberbegriff für die alle Aufgaben rund um die Erfassung, Auswertung und Kommunikation der finanzbezogenen Daten eines Unternehmens. Buchhaltung und Controlling sind Teilbereiche des Rechnungswesens.
  • Die Buchhaltung ist für die lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorfälle zuständig. Sie liefert die Daten für den Jahresabschluss und andere Berichte sowie für das Controlling.
  • Wie oben erklärt, überprüft und analysiert das Controlling die Leistungsdaten des Unternehmens. Die Erkenntnisse dienen der Einscheidungsfindung und Unternehmenssteuerung durch das Management.

Während Buchhaltung und Rechnungswesen gesetzlich vorgeschrieben sind, ist Controlling freiwillig. Allerdings ist (von ganz kleinen Unternehmen abgesehen) unverzichtbar, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Welche Abteilung ist für das Controlling zuständig?

Controlling sollte eine unabhängige Instanz sein. Es muss objektiv und neutral agieren können, um seiner Überwachungs- und Beratungsfunktion gerecht zu werden. Daher ist es oft als Stabsstelle direkt unter der Geschäftsführung angesiedelt.

Karriere im Controlling

Wie wird man Controller?

Die meisten Controller haben ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine Ausbildung absolviert, oft mit Schwerpunkt Controlling, Finanzen oder Rechnungswesen. Auch Quereinsteiger sind gefragt, etwa mit IT- oder Mathematik-Hintergrund. 

Welche Fähigkeiten benötigt ein Controller?

Controller ist ein anspruchsvoller Job und erfordert ein breites Spektrum an Fähigkeiten. Hier sind die wichtigsten:

Fachkompetenzen

  • Fundierte betriebswirtschaftliche Kenntnisse, insbesondere in Kostenrechnung, Bilanzierung und Finanzwesen
  • Verständnis für die Geschäftsprozesse und die Branche des Unternehmens
  • Kenntnisse in Controlling-Methoden und -Instrumenten wie Budgetierung, Forecasting, Kennzahlenanalyse oder Berichtswesen
  • Sicherer Umgang mit IT-Tools wie ERP-Systemen, Business Intelligence Software oder Tabellenkalkulationen

Analytische Fähigkeiten

  • Ausgeprägtes logisches und konzeptionelles Denkvermögen
  • Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu durchdringen und Zusammenhänge zu erkennen
  • Sicherer Umgang mit Zahlen und Daten
  • Fähigkeit zur Mustererkennung und zum Ableiten von Schlussfolgerungen
  • Kreativität bei der Entwicklung von Lösungsansätzen

Kommunikative Fähigkeiten

  • Fähigkeit, komplexe Inhalte verständlich und zielgruppengerecht aufzubereiten und zu präsentieren
  • Sicheres und überzeugendes Auftreten
  • Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
  • Führungsqualitäten

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