ERP-Glossar

Alle Fachbegriffe zum Thema ERP-Software leicht verständlich zum Nachschlagen.

A

Als Auftragsdatenverarbeitung (ADV) bezeichnet man die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister. Die Grundlage für diese Dienstleistung ist ein Vertrag zwischen dem Dienstleister und dem Auftraggeber, der im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) auch als „verantwortliche Stelle“ bezeichnet wird. Bekannt ist diese Art der Datenverarbeitung unter anderem durch den Webanalysedienst Google Analytics.
Bei der ERP-Einführung wird in den meisten Fällen nach dem klassischen Wasserfallmodell vorgegangen. Dabei handelt es sich um eine rein lineare Methode, die sich durch ihre geordneten Strukturen, hohe Planungssicherheit und klar definierte Verantwortlichkeiten auszeichnet. Eine Alternative dazu stellt die agile ERP-Einführung da, für die sich immer mehr Unternehmen entscheiden. Statt aus festen Projektphasen, besteht sie aus sich wiederholenden Implementierungszyklen.
Eine Alternative zur klassischen Vorgehensweise ist das Anbieter-Briefing, bei dem es sich um ein persönliches Vorbereitungsgespräch handelt. Die Situation des Unternehmens kann beim persönlichen Briefing anschaulich und exakt vermittelt werden. Die wesentlichen Geschäftsprozesse und problematische Punkte lassen sich konkret kommunizieren.

B

Ein ERP-System sorgt als unternehmensweite Software für mehr Transparenz und Überblick selbst in komplexen Abläufen. Dies betrifft alle Bereiche vom Controlling über die Produktionsplanung und -steuerung bis hin zum CRM . Anwender erhalten in der Regel genau die Informationen, die Sie brauchen, zum richtigen Zeitpunkt. Ein ERP-System stellt also einen lückenlosen und transparenten Informationsfluss zwischen einzelnen Abteilungen sicher. Insbesondere für produzierende Betriebe, die Teil einer Zuliefererkette sind, ist dies wichtig.
Ein Berechtigungskonzept ist ein genau definiertes Regelwerk. In diesem sind die Zugriffsrechte auf die Daten und Funktionen eines IT-Systems festgeschrieben. Weiterhin werden im Allgemeinen auch die einzelnen Prozesse beschrieben, die zur Umsetzung des Berechtigungskonzeptes notwendig sind. Dies betrifft zum Beispiel das Anlegen und Löschen von Benutzern und die Vorgaben für die Passworterstellung.
Als Betriebsdatenerfassung (BDE) bezeichnet man die Erfassung von Ist-Zuständen bzw. -Daten in Unternehmen. Im organisatorischen Bereich umfasst dies Personen-, Material- und Auftragsdaten. Zu den technischen Betriebsdaten zählen Prozess- und Maschinendaten. Moderne ERP-Systeme verfügen in der Regel über ein integriertes ERP Modul zur Betriebsdatenerfassung, welches dafür sorgt, dass beispielsweise Personalverfügbarkeit und Kapazitätsplanung nahtlos miteinander verknüpft sind.

C

Customer Relationship Management (CRM) dient der Pflege und Gestaltung von Geschäftsbeziehungen und innerbetrieblichen Abläufen und kann die Kundenzufriedenheit langfristig steigern. Alle Prozesse, die z. B. die Erfassung von Kundenkontakten und Transaktionen betreffen, sind in der Datenbankanwendung systematisch gestaltet. Sie werden miteinander verbunden und untereinander abgestimmt. Dies erfolgt mithilfe integrierter Softwarelösungen.
Der Begriff Customer Relationship Management (CRM) stammt aus dem Englischen und bezeichnet wörtlich übersetzt Kundenbeziehungsmanagement. Es nimmt also Bezug auf die Kundenpflege und damit verbundene innerbetriebliche Abläufe, die sogenannten Kundenbeziehungsprozesse. Ein elementarer Bestandteil des modernen CRM ist die effiziente Abbildung und Verwaltung von Datensätzen und darin enthaltenen Informationen. Eng verbunden mit dem Customer Relationship Management ist das Beziehungsmarketing („Relationship Marketing“) zum Aufbau dauerhafter Kundenbeziehungen.

D

Ein DMS-System dient der Speicherung und Verwaltung von sämtlichen Daten, die im Zusammenhang mit der Entwicklung neuer Produkte anfallen. Die Abkürzung DMS steht dabei für Document Management System. Der Funktionsumfang eines solchen Dokumentenmanagementsystems umfasst diverse Unternehmensbereiche wie Produktionsplanung und -steuerung, Warenwirtschaft, Betriebsdatenerfassung sowie Finanz- und Rechnungswesen.

E

Enterprise Resource Planning – kurz ERP – meint die Aufgabe, die materiellen und immateriellen Ressourcen eines Betriebs in seiner Gesamtheit zu planen und zu steuern, um die jeweiligen Unternehmensziele zu erreichen. Dies umfasst unter anderem die Koordination von Materialien und Betriebsmitteln, des Personals sowie der Kommunikations- und Informationstechnik. Es dient dazu, Unternehmensprozesse zu optimieren und einen effizienten Wertschöpfungsprozess sicherzustellen. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, kommen ERP-Systeme als bereichsübergreifende Softwarelösungen zum Einsatz.
E-Business ist der Oberbegriff für alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens, die über das Internet bzw. Informations- und Kommunikationssysteme ausgeführt werden. Dazu gehören zum Beispiel Bestell- und Zahlvorgänge, die Auftragsbearbeitung sowie Marketing-Prozesse.
ERP steht für „Enterprise Ressource Planning“. Die ersten ERP-Systeme waren stark auf die Unternehmensbereiche Produktion und Materialbedarfsplanung konzentriert. Sie wurden fast ausschließlich von industriellen Großunternehmen eingesetzt. Zunehmend wurden daraus komplexere Systeme, mit deren Hilfe Anwender auch weitere Geschäftsprozesse zentral planen und umsetzen konnten. Dazu gehören zum Beispiel Verkauf und Marketing, das Controlling und die komplette Stammdatenverwaltung. Diese neue Generation der ERP-Systeme bezeichnet man als ERP II oder auch umgangssprachlich ERP 2.

ERP

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und beschreibt die Aufgabe, die Ressourcen eines Unternehmens in seiner Gesamtheit zu planen und zu organisieren. Dazu gehören zum Beispiel das Personal, Betriebsmittel und Materialien sowie Informations- und Kommunikationstechnik und IT-Systeme. Um diese Aufgabe umzusetzen, kommt ein entsprechend komplexes ERP-System zum Einsatz.
ERP ist die Abkürzung für “Enterprise Resource Planning”. Es bezeichnet ein Software-System, mit dem es möglich ist, materielle und personelle Ressourcen eines Unternehmens möglichst effizient zu planen und zu verwalten. Somit können die Prozesse innerhalb eines Unternehmens optimiert werden.

F

Ein ERP-System ist eine Softwarelösung, die sämtliche Bereiche eines Unternehmens verknüpft und alle Daten auf einer einzigen Plattform bereitstellt. Sie dient zur optimalen Steuerung der Geschäftsprozesse und Ressourcen. Zu diesen gehören beispielsweise Kapital, Personal und Betriebsmittel, aber auch ideelle Ressourcen wie Wissen, das durch den Bereich Forschung und Entwicklung (FE) gewonnen wird. Für ein ganzheitliches Enterprise Ressource Planning ist es daher wichtig, dass alle Informationen über Entwicklungen und Prozesse der unternehmensinternen Forschung laufend aktuell zur Verfügung stehen.
Das Finanz- und Rechnungswesen umfasst alle Unternehmensbereiche, die mit dem Thema Finanzen verbunden sind. Hier werden alle ein- und ausgehenden Geld- und Leistungsströme systematisch dokumentiert, überwacht und gesteuert. Dies schafft die Basis für eine schlüssige Bilanzierung. Das Finanzwesen und das Rechnungswesen sind in der Regel modular realisierte Bestandteile einer ganzheitlichen ERP-Lösung, die mehr Komfort für die tägliche Buchhaltung bieten.
Feinplanung bezeichnet die detaillierte Planung von Projekten. In produzierenden Unternehmen ist sie Teil der Produktionsplanung und -steuerung (PPS) im ERP. Sie dient dazu, sämtliche Fertigungsvorgänge Schritt für Schritt bis ins kleinste Detail zu planen – mit dem Ziel, die gesamte Wertschöpfungskette zu optimieren. Durch die präzise Definition von Merkmalen, wie Zielen, Beschränkungen und Alternativen, unterstützt sie die Nutzensteigerung von Produktionsprozessen.
Moderne ERP-Systeme sind in der Lage, die verschiedensten Geschäftsprozesse abzubilden. Zugleich treten spezifische Insellösungen für die jeweiligen Einzelprozesse immer weiter in den Hintergrund; die durchgehende Integration und somit unternehmensweite Ressourcenverwaltung stehen im Fokus. Ein positiver, nicht zu unterschätzender Effekt der ERP-Systeme ist somit die Optimierung der internen Kommunikation im Unternehmen.

I

IMS

Unter integriertes Management versteht man, dass verschiedene Managementsysteme zu einer integrierten Gesamtlösung verbunden werden. Einfach erklärt unterstützt ein „Integriertes Managementsystem“ das Unternehmen dabei, gängige Standards und Normen umzusetzen. Im Idealfall bildet es alle unternehmenskritischen Abläufe effektiv ab. Die Hauptziele eines IMS sind dementsprechend die Optimierung der Prozessabläufe sowie Effizienz- und Qualitätssteigerungen.

L

Die Auswahl eines ERP-Systems bedarf einer sorgfältigen Vorbereitung. Zu einem strukturierten Auswahlprozess gehört die Erstellung eines Lastenhefts, einer Longlist und einer Shortlist. Bei der Longlist handelt es sich um eine erste Auswahlliste, die eine grobe Übersicht über in Frage kommende ERP-Anbieter enthält.
Der fundierten Entscheidung für ein ERP-System geht eine sorgfältige Vorbereitung und Bedarfsanalyse voraus. Nur so können sich die Verantwortlichen sicher sein, sich für die richtige ERP-Lösung entschieden zu haben. Das A und O hierfür ist die Erstellung eines Lastenhefts. Das Lastenheft gibt Aufschluss darüber, welchen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen die zukünftige (ERP-) Software gerecht werden muss. Ferner lassen sich Aussagen darüber treffen, ob die Basissoftware durch branchenrelevante Funktionen ergänzt werden muss.

M

Die Abkürzung MRP steht per Definition für Material Requirements Planning und beinhaltet somit sämtliche Maßnahmen für eine optimierte Materialbedarfsplanung. Dementsprechend dienen MRP-Systeme der Mengenplanung innerhalb eines computergestützten Produktionsplanungs- und -steuerungssystems (PPS) für einen mehrstufigen Produktionsprozess.
Geht es um Planung, Verwaltung oder Steuerung von Materialbewegungen, spricht man von der Materialwirtschaft bzw. Warenwirtschaft. Die Bewegungen finden nicht nur unternehmensintern statt, sondern auch zwischen Unternehmen und externen Dritten, wie Kunden oder Lieferanten. Ein ERP-System dient dazu, sämtliche Geschäftsprozesse bereichs- und unternehmensübergreifend auf einer Plattform zu vereinen. Sie können auf diese Weise gezielt eingeleitet, durchgeführt und optimiert werden. Gerade produzierende Unternehmen können so Unternehmensprozesse kontrolliert einleiten und gewinnorientiert durchführen. Die Integration der Materialwirtschaft in die ERP-Lösung bietet ebenso viele Vorteile gegenüber getrennt voneinander eingesetzten Insellösungen.

P

PDM ist die Abkürzung für Produktdatenmanagement. Bei einem PDM-System handelt es sich demzufolge um eine Technologie, mit der relevante Produktionsdaten verwaltet werden. Es gibt unternehmensweit Auskunft über sämtliche Daten, die im Produktlebenszyklus anfallen, sowie deren Entstehungsprozess. Als Teil des betrieblichen Koordinations- und Informationssystems implementiert es Methoden und Regeln, die im Zusammenhang mit dem Produktdatenmanagement angewandt werden sollen. Bevor die Bezeichnung als Produktdatenmanagement gegen Ende der 1980er Jahren in den allgemeinen Gebrauch übergegangen ist, war Engineering-Data-Management (EDM) der gängige Terminus.
Unter Projektmanagement (PM) versteht man das Planen, Steuern, Überprüfen und Abschließen von Projekten*. Ziel des PM ist es, Projekte termingerecht, in der vorgegebenen Qualität und mit optimalem Einsatz der Ressourcen umzusetzen. Zu den Ressourcen zählen zum Beispiel Personal und Budget. Je nach Unternehmen und Branche können diese Projekte ganz unterschiedlicher Art sein. Auch der vollständige Ablauf einer ERP-Einführung ist ein Projekt. Für ein übersichtliches Projektmanagement werden häufig Software und Systeme eingesetzt, die projektbezogene Informationen unternehmensweit bündeln und übersichtlich zur Verfügung stellen.
Die Produktionsplanung und -steuerung (PPS) befasst sich mit der Steuerung, Planung und Kontrolle aller Prozesse, die bei der Waren- und Güterfertigung anfallen. Sie ist ein unverzichtbares Instrument für produzierende Unternehmen. Ihr Ziel ist es, den gesamten Produktionsablauf möglichst effizient und reibungslos zu gestalten. Dabei wird die PPS in der Regel von einem computergestützten PPS-System unterstützt. Heutzutage findet die Produktionsplanung und Produktionssteuerung mit dem ERP-System statt. Aus geschichtlicher Sicht kann sie jedoch als Vorgänger moderner ERP-Systeme betrachtet werden.
Der Begriff „Personalstammdaten“ beschreibt alle in einem Unternehmen über das dort angestellte Personal erfassten Daten. Da jeder Datensatz für einen Mitarbeiter eindeutig ist, dienen sie der Identifikation jedes Mitarbeiters. Hauptmerkmal dieser Stammdaten ist deren geringe Änderungsfrequenz.
Alle Angaben, die Aussagen über die persönlichen Verhältnisse einer Person machen, gelten als personenbezogene Daten. Dabei ist einzig relevant, dass diese Angaben einer natürlichen Person zuzuordnen sind oder dies zumindest mittelbar möglich ist.
Zur Personalwirtschaft – auch Personalmanagement oder Personalwesen genannt – gehören alle Unternehmenseinheiten, die mit den Mitarbeitern befasst sind. Sie ist ein wichtiges Werkzeug der Unternehmensführung. Zu ihren Aufgaben zählen die Personalsuche, -verwaltung und -entwicklung sowie die Entlohnung der Mitarbeiter. Ein ERP-System verknüpft nahtlos Personalverfügbarkeit und Kapazitätsplanung und unterstützt das Personalmanagement dabei, ein ganzheitliches Personalinformationssystem aufzubauen.

S

Ein ERP-System bildet die Informationen aller Unternehmensbereiche auf einer einheitlichen Datenbank ab und vernetzt die unterschiedlichen Abteilungen miteinander. Es optimiert und steuert sämtliche Geschäftsprozesse. Ebenso sorgt es für mehr Transparenz und Überblick über innerbetriebliche Abläufe und Geschäftsbeziehungen. Eine der Kernfunktionen moderner ERP-Lösungen ist die Stammdatenverwaltung. Sie unterstützt den reibungslosen und effizienten Ablauf der internen Prozesse und spielt für die Wettbewerbsfähigkeit eine wichtige Rolle.

V

ERP-Systeme werden in Unternehmen eingesetzt, um die Leistung zu steigern und dabei Kosten zu reduzieren. Im Vergleich zur klassischen Warenwirtschaft decken die Softwarelösungen sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens ab und verknüpfen sie grenzübergreifend miteinander. Allen Mitarbeitern steht eine einheitliche Datenbank mit Informationen zur Verfügung, die nahezu in Echtzeit aktualisiert werden. Redundante Datenhaltung wird vermieden. Die große Unterstützung moderner ERP-Systeme ermöglicht den Abteilungen Vertrieb und Marketing die transparente und zuverlässige Gestaltung von Geschäftsbeziehungen.

W

Bei einem Warenwirtschaftssystem (Abkürzung: WWS oder WaWi) handelt es sich um eine Unternehmenssoftware, die Warenströme in einem Unternehmen mengen- und wertmäßig abbildet sowie steuert. Häufig sind die Funktionen eines herkömmlichen Warenwirtschaftssystems bereits in ERP-Systemen integriert. Das IT-System wird von unterschiedlichen Bereichen des Betriebs verwendet, z. B. im Einkauf und auch in der Finanzbuchhaltung als Rechnungsprogramm bzw. Fakturierungssoftware. Das Ziel ist es, alle Handelsprozesse zu optimieren, Einsparpotenziale aufzudecken und den gesamten Ablauf reibungslos zu gestalten. Im Englischen ist auch von einem Warehouse Management System (WMS) die Rede.
Die Wertschöpfungskette bezeichnet alle Prozesse der Produkterstellung: vom ersten Rohstofflieferanten bis hin zur Lieferung des Produkts an den Kunden. Im Englischen werden hier die Begriffe Value Chain und Supply Chain im Allgemeinen synonym verwendet, während man im Deutschen die Zulieferkette von allen Prozessen auf der Lieferantenseite abtrennt. Entwickelt wurde das Modell der Wertschöpfungskette 1985 von dem US-amerikanischen Ökonom Michael E. Porter.
Wissensmanagement ist ein breit gefächertes Feld und es gibt dementsprechend viele unterschiedliche Definitionen. Dieser Artikel befasst sich mit dem geschäftsprozessorientierten Wissensmanagement. Innerhalb eines Unternehmens dient das Wissensmanagement dazu, den innerbetrieblichen Wissensfluss zu koordinieren und optimieren. Seine Aufgabe ist der Aufbau einer integrierten unternehmensweiten Wissensorganisation, die eine effiziente Wissensverarbeitung sicherstellt und den methodischen Umgang mit Wissen in den Unternehmensprozessen verbessert.

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