Der Einsatz von ERP-Systemen zur Optimierung von Geschäftsprozessen ist heute Standard. Um von der Einführung einer ERP-Lösungen umfassend zu profitieren, ist die Auswahl des richtigen Herstellers erfolgsentscheidend. Erfahren Sie im Beitrag, welches Vorgehen sich zum ERP-Anbieter Vergleich eignet!
So finden Sie die optimale ERP-Software
Von der Einführung eines ERP-Systems profitieren Unternehmen aller Größenordnungen, denn Geschäftsprozesse lassen sich dadurch umfassend digitalisieren und optimieren. ERP-Software ermöglicht Verbesserungen von Produktivität, Effizienz und Effektivität. Damit leistet sie einen wesentlichen Beitrag zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.
Auf dem Markt besteht eine große Auswahl an ERP-Systemen – doch nicht jede Software passt in gleichem Maß zu jeder Firma. Zudem bedeutet die Entscheidung für einen ERP-Anbieter eine langfristige Partnerschaft und Investition. Im Schnitt werden ERP-Systeme über 15 Jahre im Unternehmen eingesetzt.
Durch einen ERP-Anbieter Vergleich verschaffen Sie sich Orientierung auf dem Markt. Die Auswahl des geeigneten Tools gelingt dann, wenn Sie verschiedene Software-Angebote anhand unternehmensspezifischer Kriterien prüfen.
7 Schritte zur ERP-Anbieterauswahl
Die Auswahl eines ERP-Systems geht sinnvollerweise in sieben Schritten vor sich:
- Vorarbeit – Verständnisprobleme beseitigen:
Klärung von Verständnisproblemen zwischen den Projektverantwortlichen und anderen Beteiligten, gegebenenfalls mit Unterstützung externer Experten. - Klärung der eigenen Anforderungen:
Welche Arbeitsabläufe und Funktionen sollen das System unterstützen? Welche Ziele werden mit der Einführung verfolgt? Werden auch zukünftige Pläne und Strategien des Unternehmens durch die neue ERP-Software abgedeckt? Diese Fragen bilden die Grundlage für die Erstellung eines ERP-Lastenhefts. - Angebote sichten und einschätzen:
Recherchieren Sie mögliche Anbieter und fertigen Sie einen Abgleich der Funktionsabdeckung mit der Beantwortung des Lastenhefts an. Hinzu kommt das Einholen und Sichten der Angebote. - Vorselektion und Erstpräsentationen:
Bereiten Sie intern eine Kurzpräsentation mit 4-7 geeigneten Anbieterkandidaten vor. Dabei darf gerne auch ein Blick über den Tellerrand gewagt werden, z.B. in Form von neuen Technologien, Usability oder auch branchenneutralen Anbietern. - Eingrenzung der Anbieter:
Erstellen sie eine Shortlist mit zwei bis drei ERPs und führen Sie mit diesen einen Detailworkshop durch. Dadurch können Sie die ERP-Anbieter gründlich unter die Lupe nehmen. - Referenzkunden kontaktieren:
Holen Sie im Anschluss Feedback und Erfahrungen von anderen Kunden ein. - Vertragsverhandlungen und ERP-Anbieter-Auswahl treffen:
Im letzten Schritt erfolgt die Entscheidung für ein System. Diese wird durch den Vertragsschluss und die Abnahme des Pflichtenhefts bestätigt.
Der ERP-Anbieter Vergleich erfolgt im Rahmen der Schritte 3, 4 und 5.
Basis für den ERP-Anbieter Vergleich – Identifikation von Kernprozessen
Die Grundlage für den Vergleich von ERP-Herstellern bildet in der Regel das Lastenheft. In diesem definieren Unternehmen ihre Systemanforderungen und sollten dabei auch zukünftige Ausrichtungen mitberücksichtigen. Oft werden dabei technische Funktionen in den Fokus gestellt.
„Der Nutzenbeitrag eines ERP-Systems hängt jedoch davon ab, in welchem Umfang die Software zur Optimierung der internen Prozesse beiträgt.“
Sinnvoll ist es daher, im Rahmen der Anforderungs- und Zieldefinitionen eine Potenzialanalyse aller Prozesse vorzunehmen. Dadurch kann definiert werden, welche Abläufe durch das ERP-System verbessert werden sollen. Unterschieden werden sollten hier auch spezifische Prozessdimensionen:
- Führung: Unternehmenssteuerung und Unternehmensplanung
- Kernprozesse: Entwicklung, Produktion, Einkauf, Logistik, Marketing, Vertrieb und Kundenservice
- Supportprozesse: Finance, Personal, Qualitätsmanagement und IT
Aus einer solchen Analyse können unternehmensspezifische Soll-Prozesse und damit Anforderungen an ERP-System und Anbieter abgeleitet werden. Gleichzeitig werden so Ist-Zustand und Nutzenpotenziale der einzelnen Prozesse ermittelt. Auch diese Informationen fließen in die Definition der Systemanforderungen ein.
Hierdurch sind Sie in der Lage, ein prozessorientiertes Lastenheft zu erstellen: Eine solide, objektive Grundlage für die Auswahl des Systems und Ihren ERP-Anbieter Vergleich. Die ERP-Hersteller stehen in der Pflicht, Ihnen auf Basis der jeweiligen Software, Lösungsvorschläge zu unterbreiten und anforderungsgerecht zu spezifizieren.
Wichtige Kriterien für die Auswahl des ERP-Systems und dessen Anbieter
Legen Sie beim ERP-Anbieter Vergleich auf folgende Punkte wert:
Größe und Kundenstamm
Angesichts des langen Einsatzes von ERP-Systemen sind die Größe und die Kundenbasis des Anbieters zu beachten – achten Sie auf Investitionsschutz!
Eingesetzte Technologie
Überprüfen Sie, ob die ERP-Software auf dem aktuellen Stand der Technik ist oder bereits in die Jahre gekommen ist. Werden Standardtechnologien verwendet oder muss ein Spezialwissen aufgebaut werden?
Referenzen
Stellen Sie sicher, ob der Anbieter über geeignete Referenzen verfügt. Sind diese vertrauenswürdig? Stimmen die Use Cases mit Ihrem gewünschten Einsatz überein?
Abdeckungsgrad des erstellten Lastenhefts
Schon vor dem Vergleich sollte klar sein, dass ein neues ERP-System nicht zwingend alle Anforderungen und Wünsche erfüllen kann, die potenzielle Nutzer an die Software stellen. Einige Eigenschaften schließen sich tendenziell sogar gegenseitig aus. Dennoch sollte ein hoher Abdeckungsgrad mit dem Lastenheft vorherrschen.
Im Hinblick auf das ERP-System des Anbieters spielen zudem folgende Kriterien eine wichtige Rolle:
Flexibilität
Neben einem hohen Abdeckungsgrad ist auch die Flexibilität einer ERP-Software ein wichtiges Auswahlkriterium. Der Anbieter Ihrer Software sollte schnell auf etwaige Marktänderungen, neue Anforderungen und Prozessänderungen reagieren können. Außerdem sollte die Software flexibel auf unterschiedlichen Geräten einsatzbar sein, und Systemanpassungen zeitnah durchgeführt werden können. All das sind wegweisende Kriterien für ihren Auswahlprozess.
Usability
Ein ebenfalls wesentliches Auswahlkriterium ist die Usability − also die Benutzerfreundlichkeit des ERP-Systems. Für die Akzeptanz der ERP-Lösung im Unternehmen ist sie von entscheidender Bedeutung. Lassen sich der Zugriff auf Funktionen und Ansichten im ERP für Nutzer*innen individuell anpassen, wird eine intuitive und einfache Benutzerführung auch bei großem Umfang ermöglicht.
Standard-, Individual- oder Branchensoftware
Grundsätzlich werden ERP-Systeme in drei Kategorien unterteilt.
- Standardsoftware eignet sich für ein breites Spektrum an Unternehmen. Um unterschiedliche Nutzerbedürfnisse abzudecken, gibt es meist Konfigurationsmöglichkeiten.
- Branchensoftware ist in der Regel schlanker und auf Funktionen fokussiert, die für einen bestimmten Wirtschaftszweig von großer Bedeutung sind.
- Individualsoftware wird speziell für ein Unternehmen und seine Anforderungen entwickelt. Somit lässt sich nur für den vorgesehenen Anwendungsfall einsetzen.
Die Einführung von Standardsoftware bzw. Branchensoftware gestaltet sich häufig am einfachsten, da bei Individualsoftware ein hoher Entwicklungsaufwand notwendig ist. Allerdings ist bei einer Branchensoftware zu beachten, dass zwar die eigene Branche meist hervorragend abgedeckt wird, allerdings Funktionen anderer Branchen (welche evtl. mal relevant werden können) nur rudimentär oder gar nicht vorhanden sind.
ERP-Anbieter Vergleich – ein strukturiertes Vorgehen ist notwendig
Wir empfehlen, dass Sie den ERP-Anbieter Vergleich und die Entscheidung für einen Hersteller strukturiert angehen. Klären Sie zunächst die Ist-Situation in Ihrem Betrieb und stellen Sie ein Lastenheft mit individuellen Anforderungen auf. Durch einen prozessorientierten Ansatz profitieren Sie nach der Einführung bestmöglich von der Optimierung der Betriebsabläufe.
Nachdem die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und die Soll-Prozesse definiert sind, können Sie in den ERP-Anbieter Vergleich starten. Gleichen Sie die Funktionalitäten der ERP-Lösungen mit Ihren individuellen Kriterien ab. Basierend darauf und dem ersten Einblick nach den Erstpräsentationen können Sie eine Shortlist erstellen. Unter Berücksichtigung von Anbieterworkshops und der Meinung von Referenzkunden können Sie sich dann guten Gewissens für einen Hersteller entscheiden.
Weitere Hilfestellung dazu erhalten Sie in unserm kostenlosen Whitepaper „ERP-Anbieterauswahl“.
