Prozessoptimierungen führen zu steigender Effizienz und Effektivität von Unternehmensabläufen. Sie bieten somit häufig einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Denn durch die Sammlung, Steuerung und Analyse aller betrieblichen Prozesse ermöglicht das ERP-System eine gezielte Verbesserung von Arbeitsabläufen. Hierfür müssen jedoch die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden. Die Prozessoptimierung wird nicht allein durch die Integration eines ERPs herbeigeführt. In unserem Beitrag erfahren Sie, durch welche Schritte Sie die Vorgänge mittels ERP-System effektiver und effizienter gestalten.

Prozessoptimierung mittels ERP-Software: die wichtigsten Schritte auf einen Blick

Die Einführung und Optimierung eines ERPs ist nicht als Sprint zu verstehen, sondern als Marathon. Die Etablierung der bestehenden Prozesse hat in den meisten Firmen mehrere Jahre in Anspruch genommen. Die ERP-Lösung greift als Unternehmenscockpit in all diese Abläufe ein. Entsprechend empfehlen wir, die Prozessanpassungen gewissenhaft und nachhaltig zu gestalten. Geben Sie sich ausreichend Zeit, um die Potentiale des ERPs zu nutzen und Optimierungen vorzunehmen. Die folgenden Schritte haben sich aus unserer Erfahrung etabliert:

  1. Process Mining als Basis
  2. Evaluierung der Vorgaben
  3. Umsetzung der Maßnahmen mit dem ERP
  4. Prozessautomatisierung zur Entlastung der Mitarbeiter*innen
  5. Qualitätsverbesserungen in allen Betriebsbereichen
  6. Verkürzung von Vorgangszeiten

Process-Mining als Basis

Im ersten Schritt gilt es zu ermitteln, welche Vorgänge aktuell im Betrieb stattfinden. Beschreiben Sie diese Abläufe:

  • Was wird umgesetzt?
  • Woher kommt der Input?
    • Auslöser
    • Ressourcen
    • Informationen
  • Wohin führt der Vorgang (Output)?
    • Produkt
    • Wissen
  • Wer ist beteiligt?
    • Verantwortliche
    • Beteiligte
    • Know-how
  • Womit wird gearbeitet?
    • Ausstattung
    • Werkzeuge
    • Systeme
  • Wofür wird der Prozess durchgeführt (Zweck)?
    • Ziele
    • KPIs
  • Wie erfolgt der Arbeitsablauf?
    • Methoden
    • Vorgaben
    • Dokumentation

Ziel ist ein kommentiertes Verzeichnis der Vorgänge. Diese Tätigkeit wird als Process Mining bezeichnet. Sie ist die Basis für die weiteren Schritte, da so erst jene Prozesse sichtbar werden, die zu optimieren oder gleich ganz zu streichen sind. Mit Hilfe eines Process Mining Tools innerhalb der ERP Lösung können so z.B. auch die Engpässe und Durchlaufzeiten analysiert werden.

Evaluierung der Vorgaben

Im nächsten Schritt werden Ziele und Vorgaben für die Prozesse definiert. Basierend auf dem Process Mining können diese Vorstellungen evaluiert, konkretisiert und angepasst werden. An dieser Stelle empfiehlt es sich, gemeinsam mit dem ERP-Anbieter auszuloten, welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Ergebnis sollte eine realistische Definition des Plans und der Maßnahmen sein.

Umsetzung der Maßnahmen mit dem ERP

Die Anforderungen an die Prozessoptimierungen sind klar definiert. Jetzt können die Maßnahmen mit dem ERP-System umgesetzt werden. An dieser Stelle bietet das ERP zwei Ansatzmöglichkeiten:

  1. Transparente Abbildung und Steuerung von Vorgängen
  2. Automatisierung von Routineaufgaben

Im Process Mining haben Sie sich intensiv mit den aktuellen Abläufen beschäftigt. Basierend auf diesen Erkenntnissen können Sie die veränderten Prozesse transparent darstellen. Dadurch sind sie für alle Beteiligten klar ersichtlich. Zudem kann der aktuelle Status jederzeit abgerufen und analysiert werden. Dadurch werden Fehlerquellen zeitnah aufgedeckt und behoben.

Prozessoptimierung
Durch ein ERP-System können Sie Ihre Prozesse transparent abbilden und Routineaufgaben automatisieren

Prozessautomatisierung zur Entlastung der Mitarbeiter*innen

„Moderne ERP-Systeme arbeiten mit künstlicher Intelligenz.“

Klicken und mit Ihren Kollegen teilen:

Diese erlaubt es, weitere Potenziale zu heben und Handlungsempfehlungen aufzuzeigen. Ein Teil der Prozesse kann dann automatisiert werden. Dies führt sofort zu einer spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden. Dadurch werden die Ressourcen im Unternehmen effizient verteilt.

Qualitätsverbesserungen in allen Betriebsbereichen

Nach der Prozessautomatisierung folgt die Qualitätskontrolle. Es kann geklärt werden, ob ein Prozess in der bestmöglichen Qualität abläuft. Oder aber auch, ob weitere Optimierungen vorgenommen werden können. Das ERP unterstützt Sie somit dabei, bessere Produkte und Dienstleistungen anzubieten.

Verkürzung von Vorgangszeiten

Mithilfe eines Process Mining Tools können Sie nicht nur die Qualität der Abläufe analysieren, sondern auch die Vorgangszeiten. In vielen Fällen lassen sich diese beschleunigen. Dies kann beispielsweise daran liegen, dass flankierende Prozesse gestrichen werden, weil sie nicht mehr benötigt werden. Oft geht es aber auch um das Zeitmanagement: Das ERP kann Ressourcen effizient einplanen, sodass sich dadurch die Vorgangszeiten verkürzen lassen. In der Fertigung können Sie dadurch z.B. die Produktionskapazität steigern.

Fazit: Ein passendes ERP-System zur Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Mithilfe der Analyse und Ausarbeitung der Workflows können mit einem ERP-System gezielt Prozessoptimierungen getroffen und umgesetzt werden. Sie profitieren so von verbesserten und optimierten Arbeitsabläufen.

Aber Achtung: Bringen Sie genug Zeit mit und durchlaufen Sie die einzelnen Prozessschritte sukzessive sowie mit hoher Sorgfalt. Dadurch erhalten Sie ein passgenaues und für Sie ideales ERP-System, welches Sie effektiv und effizient unterstützen wird.

Sie möchten weitere Informationen rund um das Thema Prozessmanagement mittels ERP-Lösung erhalten? Dann laden Sie sich jetzt unser kostenloses Whitepaper „Die ERP-Einführung von A-Z“ herunter.