Für die meisten Unternehmen, die sich ein neues ERP-System zulegen, ist der abschließende ERP-Workshop das zentrale Entscheidungskriterium. Die ERP-Lösung, die hier am meisten überzeugt, macht in der Regel das Rennen. Und weil diese Workshops so wichtig sind, widmen viele Entscheider ihnen auch eine Menge Zeit. Sie beschreiben akribisch jeden einzelnen Geschäftsprozess und stellen riesige Pakete voller Beispieldaten zusammen. In Wahrheit verbessert dieser Aufwand die Qualität der ERP-Workshops jedoch nicht wirklich. Im Gegenteil: Zu viel Liebe zum Detail kann sogar schaden.
Aber wenn die Informationsmenge nicht der entscheidende Faktor ist, wie sieht dann der richtige Ansatz aus? Worauf kommt es bei ERP-Workshops wirklich an? Ganz einfach: Das große Ganze zählt.
Datenqualität ist wichtiger als Quantität
Zu den zentralen Anforderungen eines ERP-Workshops gehört eine Vorführung des Systems anhand realistischer Beispiele. Zu diesem Zweck stellt das anfragende Unternehmen meistens Originaldaten zur Verfügung. Das ist an sich auch keine schlechte Idee, denn reale Daten steigern die Aussagekraft der Demonstration. Manche Unternehmen übertreiben es aber und schicken ganze Artikelstämme mit 200 bis 300 Informationen.
Dabei ist die Datenmenge gar nicht der entscheidende Punkt. Wichtig ist nur, dass die Beispieldaten ausreichen, um die Prozess- und Belegkette zu veranschaulichen. Alle Vorgänge, die Sie als wichtig erachten, müssen vollständig abgebildet werden können. Pro Artikelstamm reichen dazu schon 10 Informationen. Es mag perplex klingen, dass solch ein kleiner Datensatz genügen soll. Aber meistens ist es tatsächlich so, dass im Tagesgeschäft nur ein kleiner Teil der vorhandenen Daten auch tatsächlich verwendet wird. Sicher, in Einzelfällen sind auch exotischere Informationen relevant. Aber der Großteil aller Prozesse sollte eigentlich nach einem routinierten Standard ablaufen.
Wenn Sie dagegen aus dem Vollen schöpfen und Ihren Ansprechpartnern riesige Datenpakete zusammenschnüren, sorgen Sie nur für Information-Overkill. Der ERP-Anbieter hat es dann viel schwerer, die Punkte zu identifizieren, die für Sie besonders wichtig sind. Eventuell liegen dann Anwendungsfälle im Fokus, die Sie eigentlich nur der Vollständigkeit halber beigefügt haben. Und das senkt wiederum die Qualität des Workshops, da wichtige Entscheidungskriterien womöglich außen vor bleiben.
Kompetente ERP-Anbieter gehen präzise auf Ihre individuellen Anforderungen ein, ohne dabei die Komplexität unnötig zu erhöhen.
Zumal es auch nicht entscheidend ist, ob Sie den ERP-Anbietern auf Ihrer Shortlist originale oder fiktive Daten zur Verfügung stellen. Wichtig ist nur, dass die Informationen realistisch sind. Solange ein Prozess in der Praxis tatsächlich mit diesen Werten ablaufen könnte, eignet er sich bereits zu Demonstrationszwecken. Auch historische Werte sollten enthalten sein. Denn nur auf diese Weise lässt sich ein Prozess vollständig im Zeitverlauf abbilden.
Achten Sie auch darauf, allen teilnehmenden ERP-Anbietern den gleichen Satz Beispieldaten zu übergeben. Wenn alle Präsentationen die exakt gleiche Aufgabenstellung abdecken, können Sie die Qualität der Workshops wesentlich besser vergleichen und das passende ERP-System leichter auswählen.
Zusammengefasst: Es kommt nicht auf die Menge der Beispieldaten an, sondern auf deren Qualität. Weniger ist an dieser Stelle mehr.
Planen Sie bei der ERP-Auswahl auch für die Zukunft
Oft kommt es vor, dass sich Unternehmen bei der Vorbereitung eines ERP-Workshops ausschließlich auf den Ist-Zustand konzentrieren. Vorbereitungspakete für ERP-Anbieter enthalten in solchen Fällen eine detaillierte Auflistung aller relevanten Prozesse, die so abgebildet sind, wie sie heute aussehen. Die Zukunftsperspektive bleibt dagegen allzu häufig außen vor. Das ist jedoch ein Fehler, der sich später rächen kann.
Anforderungen und Prozesse ändern sich mit der Zeit. Heute mag Ihr neues ERP-System alle relevanten Geschäftsabläufe abdecken. Aber was passiert, wenn Sie es mit neuen Anforderungen zu tun bekommen? Ist Ihre ERP-Lösung für internationale Intercompany-Kommunikation geeignet, falls Sie ins Ausland expandieren? Sind alle nötigen Schnittstellen vorhanden, um Ihr neues Partnernetzwerk zu unterstützen? Ist Ihr ERP-System multisite-fähig, damit Sie neue Standorte anbinden können? All diese Punkte mögen jetzt noch nicht relevant für Sie sein – in fünf Jahren sieht die Sache aber vielleicht schon vollkommen anders aus.
Nach unserer Erfahrung haben ERP-Entscheider die Zukunftsperspektive nur selten im Blick. Ihr Fokus liegt meistens auf dem Ist-Zustand. Die Gründe hierfür sind einfach: Zum einen dient in der Regel das vorhandene Alt-System als Vorlage für die Suche eines Nachfolgers. „Wie jetzt – nur besser“ ist fast immer das Motto bei der ERP-Auswahl. Zum anderen ist es viel einfacher, bekannte Anforderungen zu beschreiben, als neue aus der Unternehmensstrategie abzuleiten. Das führt dazu, dass die zukünftige Entwicklung oft nicht genügend Beachtung findet.
Damit Ihnen Ihr ERP-System auch in Zukunft die Arbeit erleichtert, sollten Sie zukünftige Entwicklungen unbedingt berücksichtigen.
Daher raten wir immer dazu, vor ERP-Workshops Anbieter-Briefings durchzuführen. Laden Sie alle in Frage kommenden ERP-Anbieter zu einem vorbereitenden Treffen ein. Sprechen Sie mit Ihren Ansprechpartnern im offenen Dialog über Ihre Anforderungen an die neue ERP-Lösung. Das offene Gespräch macht es schwieriger, sich am Ist-Zustand festzubeißen. Denn jeder fähige ERP-Anbieter wird nach kurzer Zeit Fragen zu Ihren Zukunftsplänen stellen. Daher fällt diese Perspektive seltener unter den Tisch.
Zusammengefasst: Der momentane Zustand Ihrer Organisation ist mit Sicherheit eine wichtige Basis für die Zusammenarbeit mit einem ERP-Anbieter. Bringen Sie aber auch in jedem Fall Ihre Pläne für die nächsten Jahre zur Sprache. Sie wollen schließlich nicht riskieren, dass Ihr neues ERP-System schon nach kurzer Zeit Ihre Unternehmensstrategie nicht mehr unterstützt.
Das Big Picture zählt
Wodurch zeichnen sich gute ERP-Workshops nun aus? Und was können Sie als Unternehmen dafür tun?
Auf den Punkt gebracht lässt sich sagen: Ein guter Workshop verliert sich nicht in Details, sondern hat stets das große Ganze im Blick. Kompetente ERP-Anbieter gehen präzise auf Ihre individuellen Anforderungen ein, ohne dabei die Komplexität unnötig zu erhöhen. Darüber hinaus stellen sie Zwischenfragen, um alle relevanten Perspektiven abzudecken – auch Ihre Pläne für die Zukunft.
Für Sie als Kunde heißt das: Kommen Sie Ihren Shortlist-Anbietern entgegen. Das Optimum liegt dabei fast immer in der „goldenen Mitte“. Liefern Sie genügend Beispieldaten, um alle relevanten Geschäftsprozesse abzudecken – aber nur so viele wie nötig. Und beschreiben Sie Ihre Organisation aus allen relevanten Blickwinkeln – sowohl den Status Quo als auch Ihre Pläne für die Zukunft. Und vergessen Sie eins nicht: Je besser Sie die ERP-Anbieter bei deren Workshop-Vorbereitung unterstützen, desto leichter fällt Ihnen danach die Auswahl des passenden ERP-Systems.
Wollen Sie mehr darüber wissen, wie Sie Ihre ERP-Workshops optimal vorbereiten? Dann empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Anbieter-Briefing – Holen Sie das Maximum aus Ihren ERP-Workshops!“. Darin finden Sie alles, was Sie bei der Vorbereitung beachten müssen, und erhalten jede Menge Informationen über den konkreten Ablauf eines Anbieter-Briefings.
